Ah… ! Voilà un sujet clef en gestion de projet qui est trop souvent survolé car fastidieux. Voici l’histoire d’une étape dans la construction d’un projet qui mérite qu’on s’y attarde. Il était donc une fois…
Après avoir passé le jalon de la phase d’opportunité, nous entamons la phase de préparation d’un projet. Phase dans laquelle nous (chefs de projets, entreprises etc.) allons préparer un planning, un budget, une analyse de risques, des fiches de postes et une comitologie. Mais arrêtons nous un instant avant de plonger dans cette phase. Que devons nous faire en 1er ? La clef est un découpage des tâches appelé un Organigramme des Tâches (« OT », ou « WBS » pour « Work Breakdown Structure« ). Et c’est souvent là que nous ne passons pas assez de temps.
Comment faire un OT qui soit pertinent ? En se basant tout d’abord sur le phasage – défini en phase d’opportunité – il convient maintenant de découper chaque phase en tâches clairement circonscrites. C’est à dire, décomposer les phases en éléments assez précis pour pouvoir évaluer objectivement: combien de temps prendra cette tâche ? Qui peut la faire ? Quels sont les critères d’évaluation pour définir quand elle est considérée comme terminée ? Quelles dépendances cette tâche peut avoir avec d’autres tâches ?
Et là, vous me direz : OK mais comment un chef de projet peut faire ce travail ? Il/elle doit s’entourer de responsables de services pour faire ce découpage (ou bien des acteurs de l’équipe si ils sont déjà attribués – notez que cette situation est rare vu qu’on n’a pas encore défini le travail à faire.. mais cela arrive).
Et ensuite ? De là, on renseigne un lexique des tâches pour donner des instructions claires sur chaque tâche, avec des compléments d’informations. Ce guide des tâches sera un document utile pour contractualiser les engagements avec les acteurs du projet et leurs Managers.
OK, on a maintenant un OT détaillé des tâches avec le temps nécessaire pour les réaliser. On aurait tendance à se ruer sur MS Project, Monday.com, Jira ou Excel pour faire un beau planning. Et c’est là que l’on rate une phase importante : la méthode PERT, afin de voir comment les dépendances et le temps des tâches va nous permettre de voir l’articulation de toute la construction de cet ouvrage et comprendre son chemin critique.
C’est là aussi qu’on va se rendre compte si on a trop de tâches critiques (+ de 30% de tâches critiques.) Et si c’est le cas : on jette notre travail dans la corbeille, et on recommence l’OT.
Un réseau PERT qui nous indique un OT trop risqué, c’est à dire avec trop de tâches considérées comme critiques, c’est le signe que nous devons reprendre notre découpage de départ. Cela semble fastidieux ? Peut-être. Mais c’est aussi l’investissement nécessaire pour partir sur de bonnes bases car c’est de ce découpage que vont découler : le planning., le budget, les fiches de poste etc… « Preparation is all » disait Shakespeare.
Donc pour résumer : Phasage > OT> PERT > Planning. Et si le planning ne tient pas la route, on revient à l’OT, voire même au phasage si nécessaire. Ne pas avoir peur de revenir au début permettra une réalisation plus sereine, donc un impact positif sur la motivation, les prises décision et le respect Qualité – Coûts-délais.
Astuce: une fois que vous avez pu assigner tous les acteurs du projet (l’équipe projet), alors reprenez cet exercice et demandez aux acteurs des tâches d’affiner ce planning : en bref, jouez avec ce planning afin de permettre une appropriation collective . Motivation, esprit de corps, sentiment d’appartenance, intelligence collective : créez l’égrégore 🙂 Et en plus, en tant que chef de projet, vous vous fatiguerez moins par la suite.
Besoin d’aide pour faire ce travail dans votre entreprise ? contactez moi. Avec Nova Train, on s’assure de toujours partir sur de bonnes bases.
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